TEKNIK & DOKUMENTASI SISTEM

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

~        Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.

~        Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

~        Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem

a.       Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan  masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta. Teknik sistem yang digunakan :

·         Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

·         Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

b.      Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. Teknik sistem yang digunakan:

·         Bagan arus sistem

·         Diagram aliran data

·         Bagan IPO, HIPO, bagan arus program

·         Pencabangan dan tabel keputusan

c.       Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar- standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

Dari penjelasan singkat diatas berikut adalah contoh flowchart Penjualan Tunai

Keterangan Siklus Penjualan Tunai:

·         Customer

Customer melakukan order barang yang dikirim ke Bagian Penjualan. Lalu mendapatkan Bukti Pembelian. Setelah diproses, customer akan mendapatkan kiriman barang dari Bagian Pengiriman. Barang yang diterima lalu dicek apakah sama dengan Bukti Pembelian. Jika cocok, customer menandatangani dan mengembalikan Surat Jalan dan Bukti Pembelian ke Bagian Pengiriman.

·         Bagian Penjualan

Setelah menerima Order Barng dari Customer, Bagian Penjualan membuat Bukti Pembelian yang dirangkap 3, lembar pertama untuk Customer, lemabar kedua untuk Bagian Gudang, dan lembar ketiga untuk Bagian Keuangan. Dari Bukti Pembelian tersebut, Bagian Penjualan membuat Surat Jalan yang dirangkap 3. Lembar pertama dan kedua untuk Bagian Pengiriman dan lembar ketiga untuk Bagian Gudang.

Dari Bukti Pembelian 1 dan 2 yang diterima dari Bagian Pengiriman, lalu dibuat Laporan Penjualan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke Pimpinan.

·         Bagian Gudang

Dari Bukti Pembelian yang diterima dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang yang diorder. Barang tersebut dikirim ke Bagian Pengiriman. Bagian Gudang juga menerima Surat Jalan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.

·         Bagian Pengiriman

Setelah menerima Barang dari Bagian Gudang dan Surat Jalan dari Bagian Penjualan, lalu barang dikirim bersama Surat Jalan tersebut ke Customer.

Bukti Pembelian dan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Customer diberikan ke Bagian Penjualan.

·         Bagian Keuangan

Menerima Bukti Pembelian dari Bagian Penjualan sebagai dasar pembuatan Laporan Keuangan yang dirangkap 2, yang pertama diberikan ke Pemimpin dan lembar kedua untuk arsip.

·         Pemimpin

Menerima Laporan Keuangan dari Bagian Keuangan dan Laporan Penjualan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.